PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE REPARTO

1.  OBJETIVO

Definir las actividades que realizará el responsable de reparto en cada uno de los puntos de venta, para garantizar la correcta ejecución de las entregas del producto a los clientes. Además, el mejoramiento de la operación con respecto al servicio.

1.1  OBJETIVO ESPECIFICOS

• Definir y aplicar las formas de pago establecidas en este proceso.

• Definir y manejar adecuadamente los documentos que se generen en el punto de

           Venta.

• Definir en detalle el proceso de ejecución del reparto: entregas vs pedidos originales, manejo de devoluciones y  cobranza.

 2.  RESPONSABLE

Entregador de producto. 

3.            DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

• Entregador: Se considera como personal de reparto al grupo conformado por conductor, ayudante de entrega o tripulación.

• Factura: Documento legal que debe entregarse a cada cliente con su mercancía, la cual debe contener detalladamente el nombre del producto, la cantidad y valor total a cancelar. Debe estar firmada y contener nombre y número telefónico de la persona de contacto, debe tener consecutivo, resolución de la DIAN, régimen de IVA, especificar forma de pago y fecha de elaboración.

• Rutero: Listado impreso con nombre del cliente, dirección, teléfono, referencia del producto y cantidades a entregar.

• Ejecutar: Realizar una actividad, cumplir órdenes o encargos.

4. CONTENIDO:

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	REGISTRO
Acceder a la lista de visitas (Clientes a visitar para despacho). Entrega ordenada según la programación de rutas.	Entregador	Ruteros
Verificar la secuencia de la rutas con el contra el formato de Entregas.	Entregador	Ruteros
Verificar información del cliente: Nombre, Número telefónico, Dirección.	Entregador	Ruteros
Ejecutar estrictamente el ciclo de visitas a cada cliente.	Entregador
El cliente se encuentra. Si:  Paso siguiente No: Cancelar entrega indicando motivo. El cliente debe ser visitado nuevamente.	Entregador	Ruteros
Verificar en la lista de cliente la entrega de devolución o cambio	Entregador	Ruteros
Verificar  la devolución de producto no apto identificado (Sticker). Durante la ejecución de la devolución se debe verificar la cantidad del pedido con la cantidad entregada.	Entregador	Ruteros
Confirmar con el cliente la entrega de la devolución. (producto y cantidad).	Entregador	Factura
Producto en buen estado. Entregar copia de la factura firmada al cliente y la original firmada regresarla como soporte para realizar la liquidación.	Entregador	Factura
Confirmar la entrega de producto a satisfacción.	Entregador	Ruteros
Ejecutar el valor de la entrega e informar saldo al cliente. (Cobranza).	Entregador	Factura
Verificar en la lista de actividades si el cliente tiene cobros pendientes.	Entregador	Ruteros
Identificar forma de pago: Las vías de pago habilitadas para el cliente serán: Efectivo, cheque, consignación.	Entregador	Ruteros
Finalizar la actividad de Cobro.	Entregador	Factura
Verificar producto a ser entregado	Entregador	Factura
Verificar con el cliente si está de acuerdo con el precio final	Entregador	Factura
Descargar el producto	Entregador	Ruteros
Entregar producto al cliente	Entregador	Ruteros
Antes de finalizar la entrega, verificar que el cliente cuente con los documentos que se le deben de entregar. Despedirse del cliente	Entregador	Factura
Verificar si hay más clientes pendientes a visitar en la ruta	Entregador	Ruteros
Organizar el vehículo según los demás pedidos a entregar	Entregador	Ruteros

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Listado de clientes.
• Cantidades de producto a despachar-orden de pedido
• Remisiones de despacho
• Formato para el control de entregas
• Instructivo para análisis de calidad
• Comprobantes de entrega
• Condiciones de recibo del producto
• Registro de inventario del producto
• Libro oficial de recaudo
• Instructivo logístico.

6. CONTROL DE LOS REGISTROS

Código	Nombre	Responsable	Lugar de Almacenamiento	Recuperación	Protección	Tiempo de Retención	Disposición Final

7.  CONTROL DE CAMBIOS

Versión	Fecha de Aprobación	Descripción del Cambio
		No aplica para esta versión

8. ANEXOS

Anexo No 1 - PROCEDIMIENTO SUMINISTRO DE PRODUCTO A CLIENTES Y  MAYORISTAS.

Anexo No 2 - PROCEDIMIENTO MANEJO PRODUCTO NO APTO.

Anexo No 3 - PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE DEVOLUCIONES.

Anexo No 4 - GLOSARIO DE TERMINOS.

Anexo No 5 - INSTRUCTIVO VERIFICACIÓN DE ENTREGAS.

Anexo No 6 - INSTRUCTIVO VERIFICACIÓN DE DEVOLUCIONES.

Anexo No 7 - FORMATO VERIFICACIÓN DE ENTREGA CON FACTURA.

                

Anexo No 8 - FORMATO VERIFICACIÓN DE PAGO DEL CLIENTE.

Revisado por:   Diana Zapata Ramírez	Aprobado por: Milady Cardona Escobar
Cargo: Especialista Distribución	Cargo: Gerente General
Firma: Diana Gonzáles	Firma: Milady Cardona